Setiap instansi atau lembaga, baik instansi pemerintah maupun swasta tentu melaksanakan berbagai macam pekerjaan kantor (office work) antara lain: mencatat, mengetik, menghitung, mengirim, menyimpan warkat, mengolah, menggandakan warkat, dsb.
Salah satu pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap instansi atau lembaga ialah menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut administrasi kearsipan atau kita kenal dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih populer, administrasi kearsipan atau kearsipan ini sering disebut dengan istilah filing.
Apa itu Arsip?
Informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Jadi, rekaman dari kegiatan bisnis terdapat pada arsip. Karena semakin rumitnya pekerjaan kantor, baik jumlahnya maupun mutunya, kantor (organisasi) harus melakukan pekerjaan kantor untuk mengelola rekaman informasi yaitu tata kearsipan.
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian yang dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya.
Secara etimologis, istilah arsip dalam bahasa Inggris yaitu “archive“. Dalam bahasa Belanda: “archief“, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian kata “arche” berkembang menjadi kata “taarchia” yang berarti catatan.
Pengertian Arsip
Menurut A.W.Wijaya (1986:92), pengertian arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat-menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat.
Sedangkan menurut Wursanto (1991:19), Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah, maupun naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Definisi yang lain didalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Pengertian Arsip adalah dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis atau elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Jadi, berdasarkan pengertian diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah dokumen tertulis, lisan atau bergambar yang dibuat oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah atas kejadian-kejadian dari masa yang telah lampau.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Berikut ini ialah prosedur penyimpanan arsip yang penting untuk Anda ketahui:
- Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi, apakah surat sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat / release mark). Tanda pelepas surat biasanya disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
- Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks atau kode surat dibuat sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Menyortir atau memisahkan surat dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir atau memisahkan surat sebelum disimpan, biasanya dilakukan dengan menggunakan rak atau kotak sortir.
- Menyimpan surat kedalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stopmap folio, snelhecter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip (filling cabinet) atau alat penyimpanan arsip yang lan.
- Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip: Sistem abjad (Alphabetic Filling System), sistem tanggal (Chronological Filling System), sistem nomor (Numeric Filling System), sistem wilayah (Geographic Filling System), dan sistem subyek/pokok masalah (Subject Filling System)
