Informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Jadi, rekaman dari kegiatan bisnis terdapat pada arsip. Karena semakin rumitnya pekerjaan kantor, baik jumlahnya maupun mutunya, kantor (organisasi) harus melakukan pekerjaan kantor untuk mengelola rekaman informasi yaitu tata kearsipan.
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian yang dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya.
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip ini dimaksudkan untuk menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat disebabkan oleh faktor sebagai berikut:
1. Faktor dari Dalam
Pemeliharaan berkas atau arsip penting kita lakukan dari dalam (internal). Seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan. Dalam penggunaan kertas hendaknya kita sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas. Alat tulis kantor (ATK) lainnya seperti lem, penjepit kertas, dsb (sebagai bahan pendukung) perlu kita carikan yang baik.
2. Faktor dari Luar
Selain faktor dari luar yang bisa mempengaruhi arsip (berkas) yang kita simpan, terdapat pula faktor dari luar. Contohnya seperti: kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak.
Udara yang terlampau kering akan merusak arsip juga. Paparan sinar (sinar lampu ataupun cahaya langsung dari matahari) dapat merusak tempat penyimpanan berkas ataupun berkasnya secara pelan-pelan.
Oleh karena itu, penyimpanan berkas (arsip) perlu kita perhatikan sehingga kita dapat menjaga dan memelihara berkas kita.
