Konsep Dasar Sistem Arsip Elektronik

Arsip yang disimpan dalam periode lama akan mengalami kerusakan dengan sendirinya, meskipun diberikan perawatan dan restorasi dengan maksimal. Karena setiap bahan dari material arsip memiliki umur tersendiri yang menyebabkan materi pembawa informasi tersebut rusak atau hilang.

Sampai saat ini, media penyimpanan arsip didominasi oleh media cetak (umumnya ialah kertas). Akan tetapi, seiring dengan perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini, arsip mulai tersimpan dalam media elektronik dan dalam format digital. Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah sistem arsip digital.

Sistem Arsip Elektronik

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh kelompok (organisasi) maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai informasi yang terekam, dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan menjadi 2 kriteria:

Berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Contohnya: berkas pegawai, berkas kegiatan operasional, berkas barang inventaris kantor, dsb
Berdasarkan bentuk dan formatnya. Contohnya: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, email, voice mail, video, dsb

Tujuan utama penciptaan arsip dan pengelolaan arsip adalah untuk memberikan bahan nyata atau bukti untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi atau untuk akuntabilitas organisasi atau individu.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:

Otentisitas. Yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi
Reliabilitas. Yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas dan fakta-fakta.
Integritas. Yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
Ketergunaan. Yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

Penciptaan Arsip Elektronik

Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik. Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:

Arsip mana yang harus dijaga dan dipelihara
Mengapa organisasi harus menjaga arsipnya
Berapa lama arsip perlu dipelihara
Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan

Penciptaan Arsip Elektronik

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara. Yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.

Penciptaan arsip secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik. Contohnya seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah komputer. Sedangkan, penciptaan arsip elektronik dengan transformasi digital atau proses digitalisasi adalah proses penciptaan arsip dari arsip konvensional menjadi arsip elektronik, yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional tersebut.

Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan sesuai dengan aturan tertentu untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang memadai. Proses digitalisasi juga memerlukan waktu dan konsentrasi yang tinggi dalam tahapan pembuatan arsip elektronik tersebut.

Penyimpanan Arsip Elektronik

Setelah kita mengetahui proses penciptaan arsip elektronik, perlu kita memahami pentingnya penyimpanan arsip elektronik.

Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

Online atau terkoneksi. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia atau pihak lain ketika kita memerlukannya. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah harddisk lokal komputer. Sedangkan bila kita terhubung dengan internet, kita bisa menyimpan arsip elektronik di harddisk jaringan yang terpercaya.
Offline atau terputus. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia ketika kita memerlukannya karena kita membutuhkan izin atau administrasi dari pemilik arsip tersebut. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah Disket, CD (compact disk), DVD
Near Line atau semi terkoneksi. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik masih membutuhkan sedikit interaksi manusia ketika kita memerlukannya. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah harddisk eksternal.

Berdasarkan ISO 2018 509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan, yaitu:

Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk WORM (write one, read many). Jenis disk untuk penyimpanan ini ialah disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali. Jenis disk ini disebut juga CD-R (implementasi jenis I)
Hanya seas yang disimpan pada disk CD-R, data disimpan dalam jenis penyimpanan lain (implementasi jenis II)
Tidak ada disk CD-R yang digunakan di dalam penyimpanan arsip (implementasi jenis III)

Kelemahan Arsip Elektronik

Tidak bisa dipungkiri, arsip elektronik juga memiliki beberapa kelemahan. Diantaranya yaitu:

Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi atau menghapus) dalam segala cara
Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain
Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu. Misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.

Dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan penyimpanan arsip secara elektronik mengalami perkembangan sehingga arsip tersebut bisa disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama.